Razítka se používají například v těchto funkcích:
-
jako prostá pomůcka k psaní opakovaného textu nebo vložení opakovaného obrázku
-
jako obdoba či doplněk podpisu, zejména právnických osob nebo jejich složek: buď slouží jen jako usnadňující pomůcka (nahrazují opakované opisování), nebo zároveň i jako neoficiální autentizační prostředek
-
úřední razítko jako autentizační prostředek pro veřejné listiny
-
k rozlišovacímu označení výrobků nebo materiálu, například vyznačení druhu, šarže, data výroby či spotřeby atd. Kromě značení na papírových štítcích či plastovém obalu jsou razítkována například vejce na skořápce, dřevní kulatina v řezu atd.
-
kromě rozlišení může razítko dokládat i provedení kontroly nebo uskutečnění určité fáze zpracování, přijetí nebo odeslání dokumentu atd. Speciálním případem je poštovní razítko.
-
k potvrzení a vyznačení provedené kontroly: například razítko pasové kontroly, razítko průvodčího na jízdenku,
-
k potvrzení přítomnosti na určitém místě, například turistická razítka na turisticky zajímavých místech, na stanovištích organizovaných hromadných turistických pochodů atd.
-
ke znehodnocení jednorázově použitelné ceniny, poukázky atd., např. poštovní známky, jízdenky, kolkové známky atd., popřípadě ke znehodnocení vzorku (razítko Specimen).
Razítka podnikatelů a jiných neúředních osob nemají z právního hlediska žádný speciální význam. Obecně razítko nemá platnost podpisu, podnikatel není povinen razítko mít a používat a otisk razítka nemá explicitně žádnou právní váhu, byť jeho používání může mít praktický význam jakožto vžitý úzus. Občanský ani obchodní zákoník se o razítku vůbec nezmiňují, ačkoliv například podpisem se občanský zákoník zabývá, živnostenský zákoník se zabývá jen úředními razítky. Občanský zákoník pouze v souvislosti s písemnými právními úkony zmiňuje, že „podpis může být nahrazen mechanickými prostředky v případech, kdy je to obvyklé“. Existenci razítka právnické osoby předpokládá například správní řád v ustanovení § 21 odst. 4, podle něhož zásilku neurčenou do vlastních rukou může převzít ten, kdo potvrdí příjem razítkem adresáta-právnické osoby, avšak vzhledem k tomu, že totéž oprávnění má i široký okruh dalších fyzických osob, nelze tuto možnost brát jako povinnost ani jako omezení. Na formuláři daňového přiznání a dalších daňových formulářích je předtištěná kolonka „podpis a otisk razítka plátce“, ale v zákoně nemá požadavek otisku razítka žádnou oporu. Závazné je pouze použití předepsaného tiskopisu a vyplnění předepsaných údajů, přičemž otisk razítka není údaj.
Mezi základní a nejběžnější údaje na razítkách podniků patří název podnikatelského subjektu, jeho sídlo či adresa provozovny a identifikační číslo a DIČ. Dalšími užitečnými prvky mohou být telefonní číslo, e-mailová adresa, URL adresa webové prezentace, provozní hodiny, bankovní spojení, logo firmy, předmět činnosti firmy, pořadové číslo identifikující konkrétní razítko, název organizační složky nebo jméno či funkce pracovníka atd.
